FAQ E-Invoice

Why electronic invoices?

In analysing our management processes it became clear to us that we produce an enormous amount of paper and consume a considerable amount of energy to transport business documents in our company and to our customers.Our invoices alone, for example, would form a pile 500 metres high if stacked on top of each other, our delivery notes would produce a mountain five times higher, and so forth.The existing processes are cumbersome and potentially error-prone.

The "E-Invoice"
Invoices will no longer be sent by traditional mail, but by email, directly to the persons you nominate within your company. On our website http://my.messergroup.com you can modifying data and have round-the-clock online access to archived documents.
 

Advantages of the "e-invoice"

  • Quicker and more reliable transfer of invoices DIRECTLY to your accounting department
  • You decide who will automatically receive a copy in addition to the actual bill-to party.This simplifies, for instance, your in-house invoice verification
  • It is no longer necessary to store paper invoices in your company as the invoices remain available at http://my.messergroup.com
  • Option of XML format to permit you to integrate the invoices directly into your ERP system
  • Simple electronic storage of the invoices
  • Certified invoicing system which complies with the Value Added Tax Law
  • Access to the My Messer Portal with many additional services, such as:
    • Round-the-clock online access to your invoices
    • Option of changing your business data to permit correct invoicing of your company
    • Additional direct communication channel for all questions regarding invoices

 

DA LI PORESKA SLUŽBA PRIHVATA ELEKTRONSKE FAKTURE?

Jednakost elektronskih i papirnih faktura potvrdjuje Direktiva Saveta 2006/112 / EC. Za transakcije između kompanija, direktiva definiše da se dokumenti moraju digitalno potpisati. Nacionalno zakonodavstvo dopunjuje Direktivu Saveta dodajući odredbe specifične za zemlju.

Messer je čak izabrao sertifikovani potpis, tako da rešenje Messer zadovoljava sve nacionalne zakone u Evropi i zbog toga je dozvoljeno u svim evropskim zemljama.

KOLIKO ČESTO MOGU DA ŠTAMPAM E-FAKTURE?

Možete da štampate elektronske fakture koliko god često želite, ali naravno da mi preporučujemo da obavljate svoju unutrašnju administraciju putem e-pošte kako biste poboljšali svoj doprinus smanjenju CO2, kao i da biste ubrzali obradu u Vašem poslovnom procesu.

Zakon nedvosmisleno definiše da je elektronska verzija original. Kada je odštampate, po definiciji ćete dobiti kopiju originalne fakture. Kopija elektronskog dokumenta na papiru izrađuje se overom štampanog primerka spoljne forme prikaza elektronskog dokumenta i mora sadržati oznaku da se radi o kopiji elektronskog dokumenta. Overu obavlja ovlašćeno lice pravnog lica ili preduzetnik za elektronski dokument iz delatnosti pravnog lica, odnosno preduzetnika i to svojeručnim potpisom i pečatom kojim potvrđuje istovetnost kopije elektronskog dokumenta na papiru sa spoljnom formom prikaza elektronskog dokumenta. Kopija originalnog elektronskog dokumenta ima dokaznu snagu originala, odnosno overenog prepisa tog dokumenta.

ŠTA SE DOGAĐA U SLUČAJU DA ELEKTRONSKA FAKTURA NE STIGNE?

Na portalu https://my.messergroup.com možete definisati osobu koja će primate elektronske fakture. Iz sigurnosnih razloga i u Vašem interesu, ova procedura se ne primenjuje automatski, nego je prvo proverena od strane naše interne administracije.

Elektronske fakture se šalju osobama koje ste imenovali. Adresa pošiljaoca koja se koristi za e-poštu je centralna adresa e-pošte naše kancelarijske podrške. Odgovori se mogu poslati direktno na ovu adresu e-pošte. Informacija o neuspehu email servera, odsustvo pošiljaoca itd. takođe se šalje na ovu adresu. Naša kancelarija prima odgovore, odgovara na njih i ručno ispravlja problem.

ŠTA SE DOGODIAKO SE IZGUBI ELEKTRONSKA FAKTURA?

Originalnom računu se može pristupiti u bilo kom trenutku na https://my.messergroup.com.

Digitalno potpisane originalne fakture možete preuzeti sa ovog sajta pod 'MOJI DOKUMENTI'.

MOGU LI I DALJE DA PRIMAM PAPIRNE FAKTURE OD MESSERA?

Messer je pravno obavezan da podrži poslovanje sa papirnim računima. Možete nastaviti da koristite ovo ako izaberete. Međutim, preporučujemo da svoje interne procese prilagodite bezpapirnom rukovanju računima i da doprinesete smanjenju CO2.

KAKO MOGU DA SE REGISTRUJEM ZA E-FAKTURE?

Molimo da kontaktirate našu prodaju. Naći ćete kontakt podatke na Vašoj papirnoj fakturi.

KOJU INFRASTRUKTURU KORISTI MESSER?

Messer Grupa koristi SAP za fakturisanje. Računi se izračunavaju korišćenjem podataka koji se unose tokom procesa isporuke i dostupni su u redu za štampu. Ako je vaša kompanija registrovana kao primalac e-pošte, fakture se uzimaju iz redova fizičkog štampanja, prebacuju se u red za potpisivanje, digitalno potpisuju, potvrđuju i šalju primaocu. Pored toga, digitalna kopija svake od njih se čuva u našem d.3 sistemu arhiviranja. 
https://my.messergroup.com omogućava Vam direktan pristup sistemu za arhiviranje d.3, gde možete pregledati svoje fakture online.

DA LI TREBA DA KORISTIM ELEKTRONSKE FAKTURE U MOJOJ KOMPANIJI?

Savetujemo vam da analizirate interne procese u Vašoj kompaniji i da ih prilagodite primanju elektronskih faktura. Takođe, od dobavljača Messera se takođe zahteva prelazak na elektronske račune. To će rezultirati u smanjenju broja dokumenata koji se trebaju skenirati ili čuvati u papirnom obliku. Sve ovo dovodi do veće tačnosti, smanjenja troškova i povećanja našeg doprinosa smanjenju CO2. Bilo bi nam drago ako biste ste nas obavestili o benefitima koje ste ostvarili primenom elektronskih faktura.

ŠTA JE DIGITALNI POTPIS?

Digitalni potpis je jedna vrsta provere odnosno zaštite dokumenta koja garantuje da se originalni dokument nije menjao. Detaljnije informacije o potpisivanju i ključevima za potpisivanje mogu se na primer naći na  Wikipediji.

Mi u Messeru koristimo sertifikovani ključ za potpis. Ovo znači da je javni ključ dostupan na Internetu i da je verifikovan od sertifikacionog tela. Ovaj ključ ima vreme važenja nakon čega se mora obnoviti.

Digitalni potpis se generiše koristeći “privatni ključ” koji pripada “javnom ključu”. Javni ključ Vam omogućava da proverite da li se dokument može smatrati originalom.

ŠTA ZNAČI ELEKTRONSKA ENKRIPCIJA?

Digitalna enkripcija znači da su podaci u dokumentu šifrovani i mogu se pročitati samo ako se poseduje odgovarajući ključ za dešifrovanje Ova tehnologija je široko rasprostranjena. Na primer, koristi se da bi se poslali osetljivi podaci za plaćanje iz Internet pregledača ka vebsajtu. Imejlovi koje Messer šalje korisniku nisu šifrovani, ali je sa druge strane kriptovan pristup sajtu https://my.messergroup.com.

ŠTA SE DEŠAVA AKO PRIMALAC IMEJLA NE POSTOJI?

Elektronske fakture se šalju preko centralne email adrese našeg bekofisa ka osobi koju specificirate. Odgovori se mogu slati direktno na ovu email adresu. Informacije o kvaru mail servera, nepoznatoj adresi, itd. se takođe šalju na ovu adresu. Naša interna administracija reaguje na primljene greše i ručno ispravlja problem.

Promene email adresa možete uraditi u bilo koje vreme na vebsajtu  https://my.messergroup.com.

ŠTA JE HTTPS://MY.MESSERGROUP.COM?

Možete pristupiti Messer-ovom vebsajtu sa informacijama na https://my.messergroup.com. Tamo možete:

  • imenovati ili opozvati osobe koje bi trebalo da su primaoci faktura u Vašoj kompaniji

  • izmeniti matične podatke Vaše kompanije

  • videti Vaše arhivirane fakture

.... i dobiti informacije o najnovijim servisnim ponudama.

Iz sigurnosnih razloga i u Vašem interesu, ova procedura se ne odvija automatski, nego je prvo proverena od strane naše interne administracije. Do tri kopije elektronske fakture se mogu zatražiti (jedna "To:"  i do dve “CC” kopije.

DA LI MOGU ODREDITI KO PRIMA FAKTURE?

Na https://my.messergroup.com možete definisati osobe koje će primate elektronske fakture. Da bi se izbegla bilo kakva zabuna u Vašoj kompaniji, odgovarajući imejlovi mogu biti poslati samo jednoj osobi (TO:). Druge osobe se unose pod CC.

KOLIKO DUGO JE PRAVNO OBAVEZNO ČUVATI FAKTURE?

Elektronske fakture imaju istu važnost kao papirne, pa se iste pravne obaveze čuvanja primenjuju.